Scrivere il comunicato stampa perfetto per il web (e non solo)? Si può fare, basta tenere a mente poche e semplici regole.
Cos’è il comunicato stampa
Il comunicato stampa è un importante strumento di comunicazione a disposizione di aziende, enti, associazioni e organizzazioni (pubbliche e private). Nato oltre cento anni fa (il primo a redarlo nel lontano 1906 fu Ivy Lee per informare la stampa su un incidente che aveva coinvolto una compagnia ferroviaria della Pennsylvania), oggi con il web e le nuove tecnologie il comunicato stampa ha assunto un ruolo centrale nelle PR per comunicare ai media.
Dunque, come scrivere un comunicato stampa perfetto? Segui queste 10 semplici regole:
Regola n. 1 – NOTIZIABILITÀ: bisogna avere qualcosa da comunicare.
La notizia innanzitutto. La prima cosa da sapere nel momento in cui si decide di scrivere un comunicato stampa è che quello che deve essere trasferito al lettore è la notizia. E se non c’è? Bisogna crearla!
Regola n. 2 – Come SCRIVERE un comunicato stampa.
Accuratezza, brevità e chiarezza: è questa la sintesi dello scrivere il comunicato stampa perfetto.
Evitate errori di grammatica e di sintassi (non c’è nulla di peggio di trovare errori di ortografia), aggettivi e avverbi superflui, privilegiate sequenze brevi e lineari, tenete un buon ritmo di lettura, costruite i periodi del vostro comunicato in modo modulare (i giornalisti vi ringrazieranno!).
Il Lead
Il lead (cappello iniziale o incipit) del comunicato stampa deve contenere l’essenza della notizia. Dovrebbe (ma non è indispensabile) comprendere le 5W (o anche 6) codificate dal giornalismo anglosassone. Queste forniscono, nella loro globalità, la sintesi della scrittura del comunicato:
Who (chi)
What (che cosa)
Where (dove)
When (quando)
Why (perché)
How che non inizia ma termina con la w (come)
Questo principio resta ad oggi un utilissimo punto di partenza quando si è davanti ad un foglio bianco.
La struttura
Esistono due criteri per approcciare ad un comunicato stampa: utilizzare una scansione degli eventi cronologica e una logica. Consiglio? La seconda, perché l’enfasi è definita dalla priorità delle informazioni che volete trasmettere e non dallo svolgimento temporale degli avvenimenti.
Il titolo
Il titolo dà la notizia nell’estrema sintesi dello spazio disponibile. Uno degli elementi su cui gli addetti stampa si “giocano” parte del successo di un comunicato stampa è il titolo. A livello giornalistico sono tre gli elementi che compongono il titolo in senso stretto: il titolo-riga, l’occhiello e il catenaccio.
Il titolo-riga (il titolo in senso stretto) dà la notizia nei suoi elementi essenziali o comunque deve incuriosire, il catenaccio (la parte sotto il titolo principale)
Nei comunicati stampa più corposi a volte, dopo il titolo, c’è un sommario, una sorta di riassunto dei concetti chiave che verranno esposti nel comunicato.
Lo stile
Lo stile di un comunicato stampa è soggettivo e dipende dall’immagine (e quindi dal personal branding) che l’azienda vuole far trasparire all’esterno. Evitate troppi formalismi, niente aziendalismi e tecnicismi eccessivi a meno che l’argomento o il target non lo richiedano. Non essere capiti è come farsi autogol.
La SEO
Si scrive (anche) per il posizionamento, quindi tenete ben presente le keywords e l’ottimizzazione SEO del vostro comunicato stampa.
La grafica
Curate la grafica, non lasciate mai nulla al caso. Si comunica anche con le immagini e presentarsi in modo chiaro, pulito, riconoscibile è certamente una carta vincente.
Regola n. 3 – UMANIZZARE il comunicato.
Sembrerà una banalità ma dietro un evento, una manifestazione, un’inaugurazione, il lancio di un prodotto/servizio ci sono delle persone. Inserite un virgolettato con una dichiarazione che contribuisca a incrementare il valore della notizia e a contestualizzarla.
Regola n. 4 – Fornire DATI.
Dati, dati, dati. Quando si scrive un comunicato stampa è bene fornire ai media una fotografia o una panoramica – il più possibile completa – del contesto, corredandola con dati statistici provenienti da fonti ufficiali (es. Istat, Unioncamere), report e ricerche pubbliche o commissionate ad hoc. In questo modo la notizia oggetto del comunicato potrebbe essere il pretesto per aprire un dibattito più ampio, amplificare il target di riferimento e il bacino della vostra audience.
Regola n. 5 – Evitare l’AUTOREFERENZIALITÀ.
Non c’è nulla di più “antipatico” che ricevere un comunicato stampa autocelebrativo. É inutile. Se la notizia c’è (esempio Inaugura …, Nasce azienda/servizio/prodotto, l’azienda è leader in Italia/Europa, il prodotto/servizio è innovativo, ecc.) il comunicato stampa si arricchisce da solo, se invece è debole, aggiungendo futili artifici letterari non lo renderà certamente più interessante agli occhi dei destinatari, solo prolisso e poco incisivo.
Regola n. 6 – ARRICCHIRE il comunicato.
Oltre al testo del comunicato stampa è importante curare le foto e inserire le didascalie.
É assolutamente indispensabile inviare ai giornalisti e ai blogger delle immagini con risoluzione non inferiore a 300 dpi (e comunque non sgranate), nominarle correttamente (per non far incorrere il destinatario in errore) e magari inserire alla fine del comunicato o del testo della email la didascalia della foto. Se la foto è stata scattata da un fotografo è bene citare i credits per non incorrere in “sanzioni”.
É utile inoltre aggiungere una frase del tipo: “Le immagini ad alta definizione sono disponibili sul sito xyz, o possono esservi inviate tramite mail” oppure “per scaricare le immagini ad alta risoluzione http://indirizzo). Fornire immagini di qualità, specie a giornalisti di viaggi o che scrivono sulla carta stampata, è fondamentale per arricchire il comunicato.
É buona cosa inviare con il comunicato anche flyer informativi e brochure che contribuiscano a fornire maggiori informazioni al destinatario. Fondamentale alle fine del comunicato inserire i dati dell’ufficio stampa o dell’ufficio che l’ha redatto, la persona alla quale i giornalisti e i blogger possono far riferimento se vorranno approfondire la notizia.
Regola n. 7 – L’INVIO del comunicato stampa.
Parola d’ordine: Tempestività.
A nulla vale avere la notizia dell’anno se la tempistica è totalmente sbagliata! Il comunicato stampa va spedito in tarda mattinata o nel primissimo pomeriggio ai quotidiani (meglio se anticipato da una chiamata per informare il giornalista/corrispondente/redattore dell’uscita della notizia), entro 2-3 giorni da chiusura dei settimanali e circa 15-20 giorni prima della chiusura di mensili o periodici. Nel caso di comunicati stampa legati alla gestione di crisi o a fatti di cronaca è bene inviare la nota (anche breve) alle redazioni in prima possibile. C’è tempo per poi approfondirla, l’importante è darla!
Esistono due scuole di pensiero circa la modalità di invio del comunicato.
Alcuni preferiscono semplicemente fare copia-incolla nell’email del testo del comunicato – vi consiglio di inviare anche un allegato in formato .doc o in formato Rich Text Format, leggibile anche con altri software di scrittura, di utilizzare il pdf solo in caso di invio un press kit ricco dal punto di vista grafico -; altri invece compongono un breve abstract della notizia.
Lo “stile di invio” è molto personale e dipende dal tipo di contatto di chi “confeziona la notizia” con il target. È d’obbligo ricordarsi che il giornalista medio ama i rapporti informali e snelli.
Evitate frasi del tipo: “Si prega di dare massima diffusione alla notizia” o “Con preghiera di divulgazione e diffusione”. I comunicati nascono per essere divulgati non per essere “tenuti sotto chiave” quindi la mission è chiara e inserire frasi obsolete (di circostanza) riporta solo a uno stile retrò e non al passo coi tempi.
L’oggetto dell’email non per forza deve essere uguale al titolo, anzi molte volte è arricchito da informazioni supplementari. Ad esempio se il titolo del comunicato è “Inaugura il nuovo showroom xyz” è bene indicare nell’oggetto anche il giorno, l’ora e il luogo. É un campanello d’allarme che sposta, a volte, alcune priorità (specie per giornalisti, redattori e blogger che hanno un’agenda fitta di appuntamenti).
Regola n. 8 – TARGET: sceglierlo bene è fondamentale.
Il comunicato stampa va inviato a una lista (precedentemente selezionata) di destinatari in ccn (copia conoscenza nascosta). È un grave errore inviare la lista dei destinatari in copia conoscenza anche perché – oltre a fornire gratuitamente ad altri potenziali contatti (e creare un contatto valido costa energia, continuità e costanza) -mettereste indirizzi magari privati alla mercé di altri soggetti che potrebbero farne un uso improprio. Quindi grande attenzione!
Se disponete di una piattaforma professionale per l’invio dei comunicati avete un vantaggio: un monitoraggio delle aperture e di chi ha scaricato eventuali allegati. Quindi se ne ce l’avete, anche se caricare il comunicato è più laborioso, usatela (vi sarà utile anche quando farete il recall telefonico, ma anche sarà uno strumento importante di analisi dei dati e vi farà capire se la tematica ha avuto o meno appeal su un determinato target).
Regola n. 9 – Coltivare le RETI DI CONTATTI
È fondamentale creare e tenere costantemente aggiornata la rete di contatti, curare le relazioni, farle crescere. In questo modo molte volte saranno i giornalisti a cercarvi perché hanno bisogno di informazioni su un determinato argomento e non viceversa.
Oggi i comunicati stampa oltre che ai giornalisti possono essere inviati a blogger, influencer della rete, forum, social network, utenti iscritti alla newsletter. Segnatevi, magari su un foglio excell (o se lo disponete nelle note del vostro gestionale) quando e che cosa avete inviato a una determinata persona, eviterete inutili duplicazioni e dispersione di notizie.
Regola n. 10 – Il RECALL telefonico
Una telefonata salva la vita. No, non è uno spot televisivo, è la verità. A volte una semplice telefonata del tipo: “Vi è arrivato il comunicato? Ho appena inviato un’email” può far uscire la notizia sulla stampa. A volte l’email può non arrivare, “perdersi nella rete” o andare in spam, quindi verificate sempre.
Evitate di far chiamare le testate giornalistiche a “stagiste o neo-assunti alle prime armi”, il contatto è sacro e una volta bruciato è perso.
Alcuni consigli
Aggiungete una “call to action” al comunicato stampa, rendetelo dinamico e ne aumenterete il valore. E non dimenticare di inserire i link all’interno del testo per approfondire la notizia.
Hai altri consigli su come scrivere un comunicato stampa perfetto? Scrivili nei commenti!
