Organizzare e promuovere eventi con i social è un punto essenziale di una strategia più ampia votata al social media marketing. Sto parlando di usare strumenti come Facebook, Twitter e Instagram per ottenere la visibilità necessaria per trasformare un evento in un successo.

Sembra facile, vero? Butto qualche post sulla bacheca di Facebook e aspetto che qualcuno arrivi. Poi all’improvviso scopro che non funziona così, perché i social devono essere gestiti in modo da attirare l’attenzione. Non devi gridare per farti notare ma diventare un polo d’interesse.

Non a caso questa è la prospettiva dell’inbound marketing, fare in modo che le persone arrivino a te perché in quel momento sono interessate. Quindi basta con il volantinaggio digitale e gli strilloni 2.0. Per organizzare e promuovere eventi sui social hai bisogno di una strategia. Cosa significa questo? Come puoi organizzare il lavoro? Ecco un punto di partenza diviso in step.

Crea un social media desk d’assalto

Primo punto: individua persone e ruoli per gestire cosa fare prima, durante e dopo l’evento. Dalla promozione alla gestione dei flussi, devi fare in modo che ognuno sia in grado di svolgere il proprio lavoro. E quando devi organizzare la copertura social dell’evento non ti dimenticare di creare un vero e proprio desk (una scrivania) con computer, caricabatterie, cavi, adattatori…

Per approfondire: le regole base del social media marketing

Scegli il giusto hashtag per la tua campagna

Cosa devi fare per permettere al tuo evento di diffondersi e ottenere visibilità sui social? Scegliere un hashtag semplice da individuare, unico, senza sbavature. In questo modo puoi dedicarti alla condivisione di quest’etichetta per consentire ai tuoi fan e follower di essere riconoscibili nel momento in cui citano la tua attività. Quali sono i parametri da rispettare? L’hashtag deve essere:

• Riconoscibile.
• Semplice.
• Breve.
• Unico.
• Chiaro.
• Non offensivo.

Esatto, non offensivo. Quando scegli il tuo hashtag per un evento assicurati che quella parola (magari un acronimo) non custodisca un significato che ignori. E che potrebbe essere il motivo di una disfatta infinita. Quindi, prima di prendere una decisione fai controlli approfonditi. E poi diffondi in ogni luogo (copertine social, sito web, blog, newsletter) gli hashtag ufficiali.

Allinea ogni punto della tua presenza online

Per organizzare e promuovere eventi con i social devi puntare anche sui dettagli, tipo l’organizzazione delle grafiche sul sito e sui social. Che poi non sono così secondari questi passaggi perché aiutano la buona comunicazione online. Prendi possesso di Photoshop (ma anche di Canva se preferisci) e inizia a disegnare i banner, le copertine Facebook e Twitter.

Chiaramente non tralasciare le creatività dei post organici e sponsorizzati. Ecco, ci sono: hai già pensato a fare un po’ di pubblicità sui social network? Non puoi pretendere di ottenere tutto con la portata organica, investi in Facebook Ads e altri canali se servono.

Lavora su una strategia di influencer marketing

Sai cosa serve per diffondere il tuo hashtag e, di seguito, il nome dell’evento? Una buona strategia di influencer marketing, con il coinvolgimento delle persone giuste per fare in modo che il brand si diffonda grazie all’aiuto di persone con un seguito. Puoi lavorare su punti differenti, magari con l’aiuto dei relatori che potrebbero essere ben disposti nel condividere la propria partecipazione.

Quello che devi fare, in realtà, è un lavoro di digital PR. Individuando i contatti giusti e i giornalisti da coinvolgere, magari con un tool come Buzzsumo che fa la differenza. Poi devi creare i contenuti per alimentare le persone coinvolte e diffondere, condividere, portare avanti un percorso di inclusione. Gli influencer non sono semplici strumenti, devono diventare dei portavoce.

Degli ambassador. perché questa è l’idea che si trova alla base dell’influencer marketing e dei social media. Un consiglio: non guardare per forza al grande testimonial, lascia che siano i micro-influencer a fare un buon lavoro di community. Non basta avere grandi numeri per essere un testimonial eccellente per il tuo evento, lavora soprattutto sulla qualità dell’interazione.

Crea un evento su Facebook e alimentalo

Come sempre accade in questi casi, la prima cosa che fai è creare l’evento su Facebook per notificare cosa fai, come ti muovi, qual è la strada che hai deciso di intraprendere. Cosa succede di solito? L’evento viene abbandonato, inutile come poche cose a questo mondo. Il mio suggerimento: usa questa risorsa per alimentare il pubblico, condividi contenuti utili e non la solita call to action per l’acquisto. Ricorda che su un evento Facebook puoi fare anche delle dirette (continua a leggere).

Definisci una strategia per le dirette video

Uno dei punti più importanti per organizzare e promuovere eventi con i social: sfruttare la forza dei video. ma non solo quelli che registri e usi in un secondo momento per creare contenuti interessanti, oggi hai la possibilità di coinvolgere le persone che non possono essere sul posto.

Mai dimenticare la forza della compresenza, del dare la possibilità a tutti di esserci. In che modo? Hai diverse possibilità, in primo luogo puoi sfruttare le dirette Facebook che hanno un grande impatto sulla visibilità in bacheca. Poi ci sono quelle di Instagram senza dimenticare YouTube.

In questo equilibrio puoi inserire anche le Instagram Stories che sono un mix visual di immagini e video: le puoi mettere in evidenza (come puoi vedere in alto) e creare dei focus per approfondire determinati punti. Hai solo l’imbarazzo della scelta, ma decidi e definisci le tue mosse: magari puoi dedicare a YouTube una diretta completa e agli altri social delle puntate specifiche.

Monitora cosa dicono le persone dell’evento

Le cose vanno bene, gli utenti si esprimono sui social e tu stai usando le piattaforme nel modo giusto. Vale a dire per diffondere e promuovere la tua attività. Ma non dimenticare di monitorare cosa succede nelle discussioni online: magari ci possono essere delle critiche che si muovono su Twitter, delle lamentele. Devi essere pronto a definire ciò che appare come:

• Critico.
• Neutrale.
• Positivo.

E prendere delle decisioni. Magari ringraziare, arginare, smorzare, ricondividere e stemperare. In che modo avviene tutto questo? Con un social desk sempre pronto e una serie di tool che non devono mai venire meno: Hootsuite, Tweetdeck, Mention e altri strumenti di social media listening.

Da leggere: 5 azioni strategiche per monitorare sui social media

Come organizzare e promuovere eventi con i social

La domanda è chiara e ritorna con prepotenza: come usare i social media per organizzare un evento di successo? La sintesi è questa e riguarda l’aspetto primordiale dell’universo 2.0: devi creare relazioni. Devi fare in modo che gli utenti trovino nella tua presenza sulle piattaforme social uno strumento per reperire informazioni, e per lasciare che le emozioni trovino espressione.

Un buon social media marketer deve unire i punti in questione e non parlare sono a una parte del pubblico: informare ed emozionare sono due facce della stessa medaglia quando si lavora alla promozione degli eventi online. Sei d’accordo? Ti sei già trovato in questa situazione? Aggiornami con le tue considerazioni per organizzare e promuovere eventi con i social.