Sei alla ricerca di un consiglio sui migliori tool di smart working per lavorare da remoto?

Te ne consiglierò alcuni specifici per fare e gestire riunioni online e altri specifici per comunicare con staff e colleghi in modo istantaneo.

Il lavoro da remoto, indubbiamente, è divenuto protagonista del nostro secolo. È facile dedurre il perché, considerati i recenti cambiamenti dovuti alla pandemia. 

La parola stessa “smart working” vuol dire “lavoro intelligente”, ovvero una modalità che predilige la comodità, la rapidità e una maggiore efficienza, nonché produttività, da parte dei lavoratori, in quanto meno propensi a distrazioni. 

Si pensi solo al tempo che prima veniva impiegato nel traffico per recarsi al lavoro e che ora viene investito in attività dedite alla cura della persona o magari della casa. 

Tutto questo incide sulla serenità di una persona, al punto tale da aumentare la sua produttività. Come in tutte le cose, però, c’è sempre il risvolto della medaglia, ovvero l’assenza di contatti diretti e la possibilità di raggiungere più facilmente una persona. 

In alcuni casi questi possono anche diventare degli svantaggi, anche se il tutto dipende da come viene gestito il lavoro da remoto e soprattutto con quali strumenti.

In questo articolo infatti ci concentreremo sugli tool di smart working per lavorare da remoto in modo efficiente e produttivo. 

4 tool di smart working per fare riunioni da remoto

Quando ancora lo smart working non era così ovvio e semplice da gestire, le riunioni con i colleghi di lavoro o con i capi non assumevano il peso che hanno oggi. E questo perché i colleghi erano facilmente a disposizione, era sufficiente alzarsi e cambiare stanza, nel più complicato dei casi, per fare una domanda. 

Oggi, ovviamente, con il lavoro da remoto le cose sono cambiate. Bisogna concordarla prima una riunione con un collega. E questo perché ora il problema principale è che, chiaramente, lavorando da casa, entriamo nell’intimità della persona con la quale siamo in riunione. 

È per questo che oggi le riunioni oggi sono cadenzate in orari e giorni precisi e vengono gestite con strumenti completamente differenti. I 4 tool di smart working per fare riunioni da remoto, tra i più utilizzati, sono i seguenti: 

• Google Hangouts Meet
• Skype di Microsoft
• Zoom Cloud Meetings
• Microsoft Teams

Sono abbastanza sicura che dopo due anni di remote working, tutti conosciamo questi tool, quanto meno per sentito dire. 

Uno dei più utilizzati è proprio Google Hangouts Meet che ti consente, con il piano Enterprises, di fare riunioni anche fino a 250 persone contemporaneamente. Perfetto quando dobbiamo comunicare, ad esempio, con tutta l’azienda o con un reparto in particolare. 

Un altro molto usato è Skype. Le sue funzionalità sono molto differenti da quelle del passato, più avanzate. Un vantaggio importante che ha Skype è che ti permette di registrare le riunioni, anche di durata superiore alla singola ora. Se per esempio capita di dover fare delle interviste o di dover spiegare un processo, è molto conveniente questa funzione. 

Lo stesso vantaggio lo concede anche Zoom con il piano a pagamento, sebbene la durata della registrazione resti limitata.

Uno strumento per gestire riunioni da remoto altrettanto valido e utilizzato è Microsoft Teams, solitamente percepito come più professionale e più adatto alle aziende. 

Siamo diventati, tra le altre cose, tutti molto bravi anche a organizzare il nostro tempo. Infatti, prima ancora di rispondere sì a una richiesta di appuntamento, guardiamo Google Calendar – appartenente alla G Suite di Google. 

Anche la concezione del nostro “tempo privato” è completamente cambiata. Ormai tutto è schedulato e organizzato con gli strumenti di Google a nostra disposizione. 

E per le comunicazioni scritte con il team? Come le si gestisce da remoto?

3 strumenti di smart working per comunicare con il team

3 tool di smart working per comunicare con il team o con i colleghi in modo rapido: 

• Slack
• Telegram
• WhatsApp

I primi due sono strumenti di messaggistica istantanea professionali, il terzo è il sistema di messaggistica che ormai tutti utilizziamo in privato, ma che spesso viene preso in considerazione anche per creare gruppi di lavoro. 

Slack è a tutti gli effetti un sistema di gestione delle comunicazioni, condivisibile anche con i clienti, che ti permette di suddividere i gruppi di lavoro per tema e per progetto. A seconda del tipo di lavoro che bisogna seguire per il progetto, è possibile creare dei gruppi dove sono presenti solo i diretti interessati. 

Ad esempio: 

• #GoogleADS – gruppo dedicato solo alle attività di Google ADS;
• #Content – gruppo esclusivo riguardo tutte le attività di content marketing;
• #SEO – gruppo dedito solo alle attività SEO.

Nei rispettivi gruppi è possibile condividere file e informazioni relative all’argomento d’interesse, nonché pianificare riunioni di aggiornamento, se il tool è integrato con Calendar.

Oltre i gruppi dei singoli reparti è possibile avere una gestione totalitaria del progetto, creando un gruppo generico di quest’ultimo, in cui sono presenti tutti coloro che ci lavorano. Inoltre Slack ti permette d’integrare anche i tuoi spazi di archiviazione su Cloud, come eventualmente il tuo Dropbox.

Sarebbe importante non utilizzare mai Slack come un sistema di messaggistica privata o almeno questo dovrebbe essere il principio. 

Altri tool per fare smart working da remoto:

• Trello – per la pianificazione e gestione del lavoro. Sistema molto semplice da utilizzare, che ti permette di avere un’idea chiara a primo impatto di quello che c’è da fare e delle scadenze;
• Drive – appartenente alla G Suite di Google, ti permette di condividere documenti, gestire i file e suddividere il lavoro in cartelle (per settimana, mese e anno). Il vantaggio di Drive è che tutto è sempre facilmente consultabile, semplicemente entrando nella propria Gmail; 
• Discord – una piattaforma gratuita con la quale è possibile intrattenere comunicazioni mediante la chat vocale e testuale. In pratica si creano delle stanze virtuali in cui è possibile entrare e condividere tutto ciò di cui si ha bisogno. La particolarità di questa piattaforma è che è possibile entrare in queste “stanze” solo su invito da parte del possessore del server;
• Asana – altra piattaforma gestionale, molto simile a Trello come idea e concetto, che permette di gestire il lavoro, suddividendolo per task. Molto utile come gestionale interno con il team, perché ti permette di avere sempre tutto sotto controllo in modo immediato;
• Basecamp – piattaforma gestionale di lavoro, anch’essa molto simile ad Asana e Trello, con la possibilità anche di creare delle chat interne nel progetto in cui discutere con i partecipanti di ciò che serve al progetto, come informazioni, documenti, immagini etc. 

Oggi per lavorare da remoto di tool ce ne sono davvero moltissimi, dai più professionali ai più informali. Lo smart working è diventato una possibilità per lavorare in modo intelligente e maggiormente produttivo, anche se è la gestione dei tempi di lavoro che deve sicuramente calibrarsi meglio sulla singola persona, evitando di dare troppo spazio al lavoro e poco alla vita privata.

Oltre ai tool specifici per lavorare bene da remoto è necessario anche avvalersi di spazi di archiviazione digitale che ti permettono di avere sempre tutto a portata di mano, anche consultandoli da un computer che non è il tuo.

Drive, appartenente alla G Suite di Google e Dropbox o un qualsiasi altro cloud di riferimento, ti garantiscono un pieno controllo delle tue informazioni di lavoro. Per lavorare da remoto ciò che occorre, principalmente, è un modo diverso di concepire il lavoro in termini di tempi e di organizzazione, oltre che una più ampia flessibilità mentale nel concepire nuovi strumenti e metodologie.