Smart Working: 3 tool gratuiti per un efficace lavoro da remoto

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Non ci sono dubbi, in questi giorni è diventato il tema clou di ogni ufficio: lo smart working.

A far sì che tutte le aziende italiane affrontassero seriamente l’ipotesi del lavoro da remoto c’è voluta la (maledetta) emergenza Coronavirus.

Mentre diverse realtà utilizzavano già da tempo il lavoro in remoto (almeno parzialmente), per molte altre è stata una brusca imposizione.

Se è la prima volta che lavori da casa oppure stai valutando di introdurre questo metodo di lavoro nel tuo team, questo articolo fa per te: vedrai come con pochi semplici tool tutto diventerà alla tua portata.

Cos’è lo smart working

Secondo la Legge 81 del 22 maggio 2017, il lavoro agile, o smart working, è una “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato […], senza precisi vincoli di orario o luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”.

L’obiettivo è quello di “incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”.

Mettiamo da parte il termine lavoro agile – che il sottoscritto non predilige poiché crea molta confusione con un concetto omonimo ma dal significato molto diverso, quello dell’Agile inteso come il modo di lavorare collaborativo e iterativo – e non addentriamoci ulteriormente negli aspetti legislativi che esulano dal focus dell’articolo.

Nella sostanza con smart working intendiamo lo svolgimento del proprio lavoro con maggiore flessibilità di orari e, soprattutto, di sede, quest’ultima di solito coincidente con la propria abitazione.

I pro dello smart working sono piuttosto evidenti.

Da una parte il datore di lavoro può ridurre i costi di garantire uno spazio fisico fisso per il dipendente/collaboratore.

Dall’altro canto per il lavoratore vi è un significativo risparmio economico e di tempo per il fatto di non doversi recarsi in azienda.

Questo permette altresì di conciliare più facilmente gli impegni famigliari, pensiamo al genitore con un figlioletto da accudire.

Da non omettere anche quello che a mio avviso è il principale contro: l’assenza di una comunicazione vis-à-vis.

Senza di essa diventa maggiore il rischio di creare incomprensioni tra le persone, oltre che rendere arduo il team building, come sappiamo costruito giorno dopo giorno nei micro momenti, come la pausa caffè/pranzo tra colleghi o la chiacchiera al termine del lavoro.

Prima dei tool, le persone

Si parte sempre dalle persone. Il primo passo per un’efficace trasformazione smart del team è l’adozione del corretto approccio.

Le parole chiave sono due: fiducia e responsabilità.

I manager dovranno riuscire a superare il vecchio approccio militaresco command and control, e quindi rimuovere il pregiudizio che nei confronti dei propri dipendenti come soggetti sempre pronte a “fregare” l’azienda.

Questo può avvenire cambiando il metodo di valutazione dello staff, non più legato al duro lavoro 8 ore al giorno davanti allo schermo, bensì in base ai risultati raggiunti, individuali e di team.

Allo stesso tempo il lavoratore da remoto dovrà ripagare questa fiducia nei suoi confronti con un forte senso di responsabilità: a partire dal presentarsi in postazione lucido e professionale come se fosse in ufficio.

È buona norma anche prevedere un orario per la pausa pranzo abbastanza regolare, in modo da essere disponibile a colleghi e clienti in tempi consoni. Si dovranno evitare le distrazioni, garantendo concentrazione nel tempo dedicato al lavoro.

Per assumere il giusto mindset uno dei consigli più comuni è quello di mantenere un abbigliamento professionale, quindi niente pigiama e ciabatte quando si è alla tastiera.

Il kit base per il lavoro da remoto

Fatte le giuste premesse, passiamo ora agli strumenti. Chiaramente essi potranno cambiare da lavoro a lavoro, ma di base c’è sempre il re e la regina: il computer (che sia PC o Mac) e una buona connessione a internet.

Ribadiamo l’aggettivo buona, poiché se nell’area adibita allo smart working la linea fosse lenta o inaffidabile, verrebbe meno una delle conditio sine qua non per lavorare da casa.

Per cui nel caso in cui lo smart working diventasse la tua modalità di lavoro, dovresti fare un controllino agli standard della linea (magari valutare un upgrade dell’ADSL, verificando se la tua area è coperta dalla fibra ottica), del router e del provider.

Se lavori con il pc portatile e non hai mai provato l’uso in contemporanea di un secondo schermo, ci permettiamo di consigliare l’acquisto di un monitor (dai 21 pollici in su), ti permetterà di lavorare in modo molto più veloce e confortevole.

E i tuoi occhi ti ringrazieranno.

3 tool per lavorare da remoto

Entriamo nel vivo dell’argomento. Quali sono i tool necessari per lavorare da remoto? Essenzialmente servirà:

  • un programma per la gestione delle attività
  • uno spazio di archiviazione condiviso
  • uno strumento per la comunicazione diretta e i meeting

Non è poi così sorprendente constatare che si tratta di strumenti che si usano comunemente anche all’interno di team che operano in collocation, ovvero fisicamente in uno stesso ufficio o azienda.

La differenza è che nel momento in cui si passa allo smart working, essi diventano essenziali.

Per ogni categoria esistono una miriade di soluzioni possibili, molte delle quali davvero valide.

Abbiamo deciso di condividere con te quelle che usiamo in Studio Samo, quindi che ben si prestano alle esigenze di una web agency di medie dimensioni.

Asana

Non si può pensare di far lavorare una o più persone da remoto senza uno strumento che faciliti la collaborazione e metta nero su bianco chi deve fare cosa, ed entro quando.

Asana è una piattaforma di project management che permette di organizzare le task in modo trasparente e immediato, assicurando che ogni membro di un team sia allineato sullo sviluppo dei progetti.

Sono molti i punti di forza di questo tool: l’estrema semplicità di utilizzo, la flessibilità ad adattarsi a specifiche esigenze aziendali, l’integrabilità con quasi tutti i principali tool presenti sul mercato (a partire dall’ecosistema Google) e una App che permette di lavorare anche da mobile. E soprattutto gratis nella versione base!

In sintesi cosa potrai fare:

  • creare progetti e tutte le task necessarie all'interno di essi;
  • assegnare ad ognuna di esse un responsabile non solo facente parte dell’azienda, ma anche se un fornitore terzo;
  • indicare una scadenza o un arco temporale entro il quale la task va svolta;
  • vedere in modo trasparente la progressione delle tue task e quelle degli altri membri del team.
Smart Working con Asana

In questo modo ogni membro del team potrà sapere in tempo reale quali attività deve fare e le relative urgenze, nonché assegnare o delegare a sua volta task e sub task.

Importante, ogni task può essere commentata: questo permette di tenere in un unico posto tutta la conversazione legata a quella singola attività, senza disperdere informazioni in diverse chat o email.

Una funzionalità molto utile se si lavora in smart working è lo status update: una comunicazione sullo stato di avanzamento del progetto che il project manager, ma non necessariamente, può mandare periodicamente (ad esempio ogni venerdì) a tutto il team di lavoro.

Perché è meglio di mandare una classica email? Perché viene raccolta in modo ordinato e cronologico in un apposito feed di progetto e permette che ogni componente del team possa commentare e mettere like.

La tua casella non diventerà più una chat di WhatsApp.  

asana

La visualizzazione dei progetti può cambiare con un semplice click: dalla tradizionale modalità a lista, alla board (tipicamente per chi adotta il metodo Kanban), a quella calendario, particolarmente pratica quando si lavora sui piani editoriali.

Nelle versioni a pagamento (a partire da 10,99 euro al mese) si aggiunge la visualizzazione in timeline (una sorta di Gantt automatico) e molte altre funzioni quali l’aggiunta di campi ed etichette personalizzate, le milestone e la possibilità di creare progetti privati. Tutto ciò che in Studio Samo utilizziamo frequentemente.

È evidente che non basta lo strumento a fare lavorare in modo efficiente un team: serve a monte un buon project management.

Tuttavia è innegabile che lo strumento giusto possa aiutare moltissimo a tenere allineate le persone e a raggiungere i risultati prefissati, specialmente se si lavora a distanza.

Altri tool molto diffusi e validi per gestire i progetti da remoto sono Trello, Monday e Basecamp.

Google Drive

Alzi la mani chi non lo conosce. Sicuramente è di casa per chi possiede una casella di posta gmail e vuole salvare in cloud foto e file personali.

Ora la domanda: lo stai usando anche per i documenti di lavoro? Se la risposta è sì sappi che non è una prassi corretta: quanto viene prodotto per il lavoro va ospitato in uno spazio di proprietà dell’azienda.

Lo specifichiamo perché quando si è uno smart worker il rischio di mescolare la vita lavorativa con quella privata può diventare alto.

Un’altra soluzione spesso adottata nelle aziende è quella di conservare i documenti in server locali. Per quanto sia una scelta “sicura”, in ottica smart working le soluzioni cloud diventano quelle più snelle e semplici da adottare.

Torniamo quindi all’uso di Drive come repository di tutta la documentazione aziendale. I pro di questa soluzione sono molteplici: tutti la conoscono (o quasi), il costo è concorrenziale (ne parliamo tra pochissimo), si integra a perfezione con l’ecosistema Google e potenzialmente anche con gli account tanto amati da noi marketer tra cui Google Analytics, Google Ads e Search Console, solo per citarne alcuni.

Per tutte queste ragioni un piano professionale a pagamento è il passaggio più naturale. Parliamo quindi di G Suite, il pacchetto che il gigante di Mountain View ha pensato per integrare computer, telefoni e tablet delle aziende: non solo l'accesso all’archivio di dati (Drive), ma anche la creazione di fogli di scrittura, di calcolo e sondaggi modificabili in modo collaborativo e in tempo reale.

Come se non bastasse, è tutto splendidamente integrabile con Asana.

G Suite

I prezzi di G Suite partono da 4,68 euro al mese per utente, ma con il piano Business da 9,36 euro al mese lo spazio di archiviazione diventa illimitato. Niente male quando hai Gigabyte su Gigabyte di materiale grafico e video.

Alcune alternative affidabili di Google Drive sono DropoBox, OneDrive e Sync.

Skype

Abbiamo un progetto ben gestito e tutti i file accessibili da chiunque e ovunque.

Quello che manca è la comunicazione sincronica, ovvero quella veloce, che forse facciamo più comunemente quando lavoriamo con persone nello stesso ufficio.

Ma anche quella per le riunioni e i brainstorming.

Non nego che chi scrive privilegia sempre e comunque l’interazione faccia a faccia, ma parlando di lavoro da remoto è necessario trovare espedienti che in qualche modo si possano avvicinare a questo.

Parliamo quindi di Skype, il software che consente di chiamare, videochiamare e inviare messaggi istantanei in tutto il mondo. Quasi illimitatamente e gratuitamente.

Skype

Lavorando da remoto, Skype si trasforma da strumento di supporto a principe della comunicazione, sia per le chat che per uso telefono. Idealmente potresti dire addio al cellulare e a Whatsapp, almeno per le conversazioni all’interno del team di lavoro.

Attenzione, ci sono due consigli sull’impiego di Skype quando si lavora da remoto:

  • utilizzare la videocall al posto della semplice call. Per chi non è abituato potrebbe essere inizialmente imbarazzante, ma è il miglior modo per comunicare con le altre persone. Dobbiamo tenere conto che i livelli di comunicazione sono tre: verbale, paraverbale e non verbale. Quest’ultima riguarda la postura, i movimenti, ecc. Secondo il famoso psicologo Albert Mehrabian nella comunicazione l’importanza del non verbale è del 55%, mentre solo il 7% per il verbale e il 38% per il paraverbale. Il video aiuta molto di più rispetto al semplice audio;
  • non usare la chat di Skype per assegnare compiti o elencare modifiche o inviare documenti da archiviare. Per queste operazioni si devono usare i programmi di project management (come Asana) e i servizi di archiviazione (come Drive), altrimenti vi è il rischio di perdere informazioni preziose.

Oggi sul mercato esistono molti altri strumenti simili a Skype, pensiamo a Viber, Jitsi e Slack, la cui adozioni però, almeno in Italia, sono ancora piuttosto limitate.

Allo stesso tempo vi sono competitor con una grande diffusione – WhatsApp, Hangouts e Facebook Messenger per citarne alcuni – con un’immagine ancora molto legata all’uso privato. Motivo per cui optiamo per Skype.

Conclusioni

Non servono molti strumenti per poter lavorare in smart working. Lo scoglio maggiore da superare è forse un cambio di mentalità da parte non solo delle aziende, ma anche dei lavoratori.

Avendo a casa tutto il necessario per svolgere il proprio lavoro e gli strumenti per una comunicazione semplice e potenzialmente illimitata, si corre il rischio di essere “schiacciati” da notifiche, messaggi, email e richieste varie.

Tutto ciò anche quando si è impegnati su una determinata attività che richiede tempo e concentrazione, oppure in orari extra.

Per questo quando si lavora da remoto è importante che all’interno dell’organizzazione vi sia una chiara distinzione tra l’essere accessibili e l’essere disponibili. Gli stessi strumenti, infatti, se ben usati, aiutano ad ottimizzare la comunicazione, e non a moltiplicarla.

E tu sei uno smart worker? Raccontaci la tua esperienza qui sotto!

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Diego Conte

Diego Conte

Dicono che uso spesso il termine "allineare". Program Manager in Studio Samo, faccio quello che amo di più: marketing e project management. Sono un appassionato del mindset Agile (forse troppo) e di basket. Recentemente passato al tennis, ma solo per motivi anagrafici. In passato ho quasi rischiato di diventare giornalista.

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